Lors de l'encodage d'un projet dans le logiciel PEB, le responsable PEB ou, le cas échéant, l'architecte, renseigne :
la nature des travaux (cf. 3.2) ;
la subdivision en unités PEB (cf. 4.3) ;
la destination de chaque unité PEB (cf. 3.3) ;
en présence d'unité PEN neuve ou assimilées à du neuf, la subdivision en parties fonctionnelles (cf. 4.6).
Le logiciel détermine automatiquement les exigences PEB à respecter pour chaque unité PEB (ainsi que la procédure applicable). Il constitue ainsi un outil de travail qui intègre la réglementation dans ses fondements et la restitue en fonction de l'encodage de l'arbre énergétique. Cet encodage doit donc être réalisé avec beaucoup de soin pour partir sur de bonnes bases.
Vu l'évolution rapide de la réglementation PEB, les exigences applicables sont déterminées en fonction de la date de dépôt de permis à renseigner dans les données administratives du projet. C'est la date du récépissé du dépôt de la demande de permis qui fait foi pour l'application des exigences PEB (cf. qui correspond au jour du dépôt de la demande du permis au service d'urbanisme).
Pour les projets soumis à une procédure AVEC responsable PEB (cf. 3.5) même s'il y a un renforcement des exigences réglementaires entre l'établissement de la déclaration PEB initiale et de la déclaration PEB finale, les exigences applicables restent toujours celles en vigueur au moment du dépôt de la demande de permis.